Офіс-менеджер

Привіт! Ми — успішна міжнародна компанія, яка вже майже 20 років створює WOW-ефект для клієнтів по всьому світу. Наш продукт і сервіс говорять за нас голосніше за будь-які слова! Зараз ми активно розвиваємося, і в нашій дружній команді відкрита вакансіяВ офіс-менеджера.

Якщо ти любиш порядок, знаєш, як організувати ефективну роботу офісу, і отримуєш задоволення від допомоги людям — ця робота точно для тебе!

Кого ми шукаємо?

• Відповідального та організованого професіонала;
• З досвідом роботи на аналогічній посаді (буде перевагою);
• Зі знанням англійської (B 1/B 2В і вище);
• Впевненого користувача ПК (MS Office, Excel, Trello);
• Людину з чудовими комунікативними навичками, дисципліновану і активну.

Що входитиме в твої обов’язки?

Адміністративна підтримка офісу:

• Контроль чистоти, порядку та справності техніки в офісі;
• Замовлення обідів, канцелярії, води, кави, чаю та інших офісних матеріалів;
• Організація та підтримка безперебійної роботи офісу (взаємодія з підрядниками та постачальниками);
• Контроль роботи допоміжного персоналу (прибиральниці, садівника, кур&# 039;єра, водія тощо);
• Організація комфортного прийому відвідувачів, гостей та клієнтів компанії.

Документообіг та комунікація:

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, телефонних дзвінків, e-mail;
• Внесення даних у CRM-систему, ведення бази контактів, облік вхідних запитів;
• Контроль отримання та відправлення посилок і документів;
• Переклад ділових документів (за необхідності);
• Підготовка звітності для керівництва.

Організація робочого процесу:

• Підготовка робочих місць для нових співробітників (офісна техніка, канцелярія тощо);
• Контроль наявності асортименту продукції в meeting room;
• Організація та координація внутрішніх зустрічей, зборів, тренінгів та корпоративних заходів;
• Бронювання приміщень для заходів, контроль їх підготовки;
• Підготовка подарунків і брендованих матеріалів для співробітників.

Робота з відрядженнями та візовою підтримкою:

• Оформлення та своєчасне отримання віз для співробітників;
• Підготовка запрошень для іноземних гостей компанії;
• Організація відряджень: бронювання квитків, готелів, організація трансферу;
• Інформаційна підтримка співробітників у відрядженнях (логістика, документи, програми зустрічей);
• Контроль отримання посилок і документів для міжнародних відправлень.

Контроль та оновлення інформації:

• Внесення та оновлення інформації на Alibaba, сайті компанії, бізнес-майданчиках;
• Контроль терміну придатності продукції компанії;
• Підтримка актуальності бази клієнтів, постачальників, замовлень у CRM;
• Оновлення таблиць з ключовими даними (замовлення, ціни, фрахти, постачальники).

Що ми пропонуємо?

• Стабільну оплату (ставка) + компенсацію проїзду;
• Зручний графік: з 8: 00 до 17: 00 або з 09: 00 до 18: 00 (на вибір);
• Комфортний офіс із власною територією на Петропавлівській Борщагівці (зручна доступність від м. "Академмістечко");
• Атмосферу турботи: кава, чай, фрукти та смаколики завжди під рукою;
• Комплексні обіди за рахунок компанії;
• Навчання та розвиток: ми інвестуємо в кожного співробітника;
• Корпоративні заходи, тімбілдінги та підтримку дружнього колективу.
  
  

Якщо ви шукаєте можливість розвиватися в міжнародному бізнесі та хочете стати частиною сильної команди — надсилайте резюме! В 
Чекаємо на тебе ;)